Приложения. Проверка данных в MS EXCEL Ограничение на ввод информации в ячейку excel

Файлы Microsoft Excel довольно часто используются для хранения данных, с которыми работает несколько различных пользователей. Иногда пользователи ошибаются и вводят некорректные данные, из за чего возникают проблемы различной степени сложности, в зависимости от важности данных. Однако подобной ситуации можно легко избежать.

Специально на такой случай в Excel есть возможность проверять корректность данных, записываемых в определенные ячейки. При вводе недопустимых данных Excel будет выдавать предупреждение или запрет на продолжение операции.

Для включения проверки надо выделить защищаемые ячейки, затем перейти на вкладку «Данные» и выбрать пункт «Проверка данных».

В открывшемся окне на вкладке «Параметры» сначала выбираем тип данных, которые могут быть записаны в выбранные ячейки, а затем задаем ограничения для выбранного типа данных. Вариантов довольно много, например, в качестве ограничения можно указать определенный диапазон чисел, промежуток времени\даты, текст определенной длины или указать файл со списком допустимых значений. Также возможно задать формулу для вычисления допустимых значений на основании содержимого других ячеек.

В качестве примера укажем любое целое число не больше 100000.

На вкладке «Сообщение об ошибке» выбираем действие, которое должно произойти при неверном вводе. Выбрать можно один из трех вариантов:

Останов — останавливает операцию, предотвращая ввод некорректных данных;
Предупреждение — при вводе некорректных данных выдается предупреждение, но пользователю дается возможность продолжить операцию;
Сообщение — пользователь уведомляется о том, что введенные данные недопустимы, однако ввод данных разрешен.

Также здесь можно добавить заголовок и текст сообщения, который увидит пользователь при вводе неправильного значения. Это должно помочь пользователю понять, что он делает не так.

А вот так выглядит сообщение, выдаваемое при попытке ввода данных, не подходящих под заданное условие.

В качестве дополнительной помощи на вкладке «Сообщение для ввода» есть возможность оставить подсказку.

Эта подсказка будет появляться рядом с ячейкой при ее выборе и оставаться на экране до тех пор, пока вы не перейдете к другой ячейке.

И если уж так случилось, что пользователям все таки удалось ″накосячить″, есть возможность выделить неправильно введенные данные. Сделать это можно, выбрав в меню «Проверка данных» пункт «Обвести неверные данные».

Подобные несложные действия облегчат жизнь пользователям и помогут избежать многих проблем при совместной работе с данными в excel.

Для сокращения числа неточностей при вводе данных я часто использую списки, основанные на диапазоне ячеек. Рассмотрим применение этого инструмента на примере ведения табеля.

Для начала на отдельном листе (это не обязательно) разместим список допустимых значений в одном столбце или одной строке (рис. 1а); см. также Excel-файл, лист «Список».

Рис. 1. Список фамилия: (а) в произвольном порядке; (б) в алфавитном порядке.

Скачать в формате , примеры в формате

Этот перечень фамилий будет появляться в раскрывающемся списке в том порядке, в котором они расположены в этом столбце. Понятно, что для удобства поиска их лучше отсортировать по алфавиту (рис. 1б).

Присвоим нашему списку имя диапазона. Для этого выделим диапазон; в нашем случае это область А2:А21 и введем имя диапазона, как показано на рис. 2; в нашем случае – это «фамилии»:

Рис. 2. Присвоение диапазону имени

Выберем область, в которой будем вводить фамилии (см. Excel-файл, лист «Ввод»). В нашем примере – А2:А32 (рис. 3). Перейдем на вкладку Данные, группу Работа с данными, выберем команду Проверка данных:

Рис. 3. Проверка данных

В диалоговом окне «Проверка вводимых значений» перейдем на вкладку Параметры (рис. 4). В поле «Тип данных» выберем «Список». В поле «Источник» укажем: (а) область ячеек, в которых хранится список; этот вариант подходит в том случае, если список расположен на том же листе Excel; (б) имя диапазона; этот вариант может использоваться как в том случае, когда список расположен на том же листе Excel, так и в том случае, если список расположен на другом листе Excel (как в нашем случае). В обоих случаях следует убедиться, что перед ссылкой или именем стоит знак равенства (=).

Рис. 4. Выбор источника данных для списка: (а) на том же листе; (б) на любом листе

И еще о двух опциях на вкладке «Параметры»:

• Игнорировать пустые ячейки. Если галочка установлена, Excel позволит оставить ячейку пустой. Если галочка снята, то из ячейки можно выйти только после выбора одной из фамилий списка. Особенность опции заключается в том, что перемещаться между ячейками (например клавишей Ввод или стрелками вверх / вниз) Excel позволит, а вот начать набор, потом стереть все символы и перейти в другую ячейку нельзя.
• Список допустимых ячеек. Если галочки нет, то, когда вы установите курсор в ячейку для ввода, значок списка не появится рядом с ячейкой, и соответственно выбрать из списка не получится. Хотя все остальные свойства работы со списком будут действовать, и Excel не позволит вам ввести произвольное значение в ячейку.

Перейдем в окне «Проверка вводимых значений» на вкладку «Сообщения для ввода». Поставим галочку в поле «Отображать подсказку, если ячейка является текущей». Введем в соответствующие поля заголовок и текст сообщения (рис. 5). В последующем, когда пользователь встанет на одну из ячеек области ввода (в примере на рис. 5 – в ячейку А6), отобразится созданное нами сообщение.

Рис. 5. Установка Сообщения для ввода

В окне «Проверка вводимых значений» перейдем на вкладку «Сообщение об ошибке» (рис 6). Поставим галочку в поле «Выводить сообщение об ошибке». В поле «Вид», выберем тип сообщения. Введем заголовок и текст сообщения. Созданное нами сообщение будет появляться всякий раз, когда пользователь попытается ввести недопустимое значение.

Рис. 6. Установка Сообщения об ошибке

Допустимые типы сообщений об ошибке (рис. 7):

• Останов – предотвращает ввод недопустимых данных; кнопка Повторить позволяет вернуться к вводу, кнопка Отмена Повторить.
• Предупреждение – предупреждает о вводе недопустимых данных, но не запрещает такой ввод; кнопка Да позволяет принять недопустимый ввод; кнопка Нет позволяет продолжить набор (ранее набранное в ячейке значение становится доступным для редактирования); кнопка Отмена очищает ячейку и позволяет начать ввод сначала или перейти к вводу в другие ячейки; по умолчанию выбрана кнопка Нет .
• Сообщение – уведомляет о вводе недопустимых данных; хотя и разрешает их ввести. Этот тип сообщения является самым гибким. При появлении информационного сообщения пользователь может нажать кнопку ОК , чтобы принять ввод недопустимых данных, либо нажать кнопку Отмена , чтобы отменить ввод; по умолчанию выбрана кнопка ОК.

Рис. 7. Выбор типа сообщения об ошибке

Некоторые замечания. 1. Если вы ввели в окне Сообщение вкладки Сообщение об ошибке слишком длинный текст, то окно сообщения об ошибке будет слишком широким (как на рис. 7); используйте перенос строки Shift + Enter в том месте сообщения, где вы хотите разделить строки (рис. 8).

Рис. 8. Окно сообщения об ошибке уменьшенной ширины

2. Ширина раскрывающегося списка определяется шириной ячейки, для которой применяется проверка данных. Оставьте ширину ячеек для ввода достаточной, чтобы не обрезать допустимые записи, ширина которых больше ширины раскрывающегося списка. В противном случае по первым буквам слова можно сделать неверный выбор.

3. Максимальное число записей в раскрывающемся списке ограничено, правда, не слишком сильно:), а именно числом 32 767.

4. Если вы не хотите чтобы пользователи редактировали список проверки, поместите его на отдельном листе, после чего скройте и защитите этот лист.

Excel for Office 365 Excel for Office 365 for Mac Excel for the web Excel 2019 Excel 2016 Excel 2019 for Mac Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007 Excel 2016 for Mac Excel for Mac 2011 Excel Starter 2010 More... Less

You can use data validation to restrict the type of data or the values that users enter into a cell. One of the most common data validation uses is to create a drop-down list .

If you"re creating a sheet that requires users to enter data, you might want to restrict entry to a certain range of dates or numbers, or make sure that only positive whole numbers are entered. Excel can restrict data entry to certain cells by using data validation, prompt users to enter valid data when a cell is selected, and display an error message when a user enters invalid data.

Select the cells where you want to restrict data entry.

On the Data tab, click Data Validation > Data Validation .

Note: Protect a workbook .

In the Allow box, select the type of data you want to allow, and fill in the limiting criteria and values.

Note: The boxes where you enter limiting values will be labeled based on the data and limiting criteria that you have chosen. For example, if you choose Date as your data type, you will be able to enter limiting values in minimum and maximum value boxes labeled Start Date and End Date .

Select the cells where you want to prompt users for valid data entries.

On the Data tab, click Data Validation > Data Validation .

Note: If the validation command is unavailable, the sheet might be protected or the workbook might be shared. You cannot change data validation settings if your workbook is shared or your sheet is protected. For more information about workbook protection, see Protect a workbook .

On the Input Message tab, select the Show input message when cell is selected check box.

In the Title

In the Input message box, type the message that you want to display.

Select the cells where you want to display your error message.

On the Data tab, click Data Validation > Data Validation .

Note: If the validation command is unavailable, the sheet might be protected or the workbook might be shared. You cannot change data validation settings if your workbook is shared or your sheet is protected. For more information about workbook protection, see Protect a workbook .

On the Error Alert tab, in the Title box, type a title for your message.

In the Error message box, type the message that you want to display if invalid data is entered.

Do one of the following:

On the Style pop-up menu, select

When users click in a cell that has data entry requirements, you can display a message that explains what data is valid.

If you have data restrictions in place and a user enters invalid data into a cell, you can display a message that explains the error.

Note: The first two steps in this section are for adding any type of data validation. Steps 3-7 are specifically for creating a drop-down list.

Select one or more cells to validate.

On the Data tab, in the Data Tools group, click Data Validation .

On the Settings tab, in the Allow box, select List .

In the Source box, type your list values, separated by commas. For example, type Low,Average,High .

Make sure that the In-cell dropdown check box is selected. Otherwise, you won"t be able to see the drop-down arrow next to the cell.

To specify how you want to handle blank (null) values, select or clear the Ignore blank check box.

Test the data validation to make sure that it is working correctly. Try entering both valid and invalid data in the cells to make sure that your settings are working as you intended and your messages are appearing when you expect.

After you create your drop-down list, make sure it works the way you want. For example, you might want to check to see if the cell is wide enough to show all your entries.

Remove data validation - Select the cell or cells that contain the validation you want to delete, then go to Data > Data Validation and in the data validation dialog press the Clear All button, then click OK .

Adding other types of data validation

The following table lists other types of data validation and shows you ways to add it to your worksheets.

Follow these steps:

Restrict data entry to whole numbers within limits.	Follow steps 1-2 above. From the Allow list, select Whole number . In the Data box, select the type of restriction that you want. For example, to set upper and lower limits, select between . Enter the minimum, maximum, or specific value to allow. You can also enter a formula that returns a number value. For example, say you"re validating data in cell F1. To set a minimum limit of deductions to two times the number of children in that cell, select greater than or equal to in the Data box and enter the formula, =2*F1 , in the Minimum box.
Restrict data entry to a decimal number within limits.
Restrict data entry to a date within range of dates.	Follow steps 1-2 above. In the Allow box, select Date . In the Data box, select the type of restriction that you want. For example, to allow dates after a certain day, select greater than . Enter the start, end, or specific date to allow. You can also enter a formula that returns a date. For example, to set a time frame between today"s date and 3 days from today"s date, select between in the Data box, enter =TODAY() in the Start date box, and enter =TODAY()+3 in the End date box.
Restrict data entry to a time within a time frame.	Follow steps 1-2 above. In the Allow box, select Time . In the Data box, select the type of restriction that you want. For example, to allow times before a certain time of day, select less than . Enter the start, end, or specific time to allow. If you want to enter specific times, use the hh:mm time format. For example, say you have cell E2 set up with a start time (8:00 AM), and cell F2 with an end time (5:00 PM), and you want to limit meeting times between those times then select between in the Data box, enter =E2 in the Start time box, and then enter =F2 in the End time box.
Restrict data entry to text of a specified length.	Follow steps 1-2 above. In the Allow box, select Text Length . In the Data box, select the type of restriction that you want. For example, to allow up to a certain number of characters, select less than or equal to . In this case we want to limit entry to 25 characters, so select less than or equal to in the Data box and enter 25 in the Maximum box.
Calculate what is allowed based on the content of another cell.	Follow steps 1-2 above. In the Allow box, select the type of data that you want. In the Data box, select the type of restriction that you want. In the box or boxes below the Data box, click the cell that you want to use to specify what is allowed. For example, to allow entries for an account only if the result won"t go over the budget in cell E1, select Allow >Whole number, Data , less than or equal to, and Maximum >= =E1 .

Examples of formulas in data validation

To make sure that

Enter this formula

The cell that contains a product ID (C2) always begins with the standard prefix of "ID-" and is at least 10 (greater than 9) characters long.	=AND(LEFT(C2,3)="ID-",LEN(C2)>9)
The cell that contains a product name (D2) only contains text.	=ISTEXT(D2)
The cell that contains someone"s birthday (B6) has to be greater than the number of years set in cell B4.	=IF(B6100;D2D1+18;ИСТИНА;ЛОЖЬ)	При заполнении таблицы данными о возрасте и стаже работы можно поставить эту проверку для обеих ячеек (C1 и D1 ). Для этого нужно выделить сразу 2 ячейки, вызвать Проверку данных и немного модифицировать формулу =ЕСЛИ($C1>$D1+18;ИСТИНА;ЛОЖЬ)
Все данные в диапазоне ячеек A1:A20 содержали значения	=СЧЁТЕСЛИ($A$1:$A$20;A1)=1 =ПОИСКПОЗ(A1;$A:$A;0)=СТРОКА(A1)	Необходимо выделить ячейки А1:А20 , вызвать инструмент Проверка данных и ввести формулу. Вторую формулу можно использовать для всего столбца А , для этого необходимо выделить не диапазон, а весь столбец А
Значение в ячейке, содержащей имя кода продукта (B5 ), всегда начиналось со стандартного префикса «ID-» и имело длину не менее 10 знаков.	=И(ЛЕВСИМВ(B5;3)="ID-"; ДЛСТР(B5)>9)	Проверку данных вводим для ячейки B5

При выделении нескольких ячеек, там где нужно, не забывайте указывать абсолютную ссылку на ячейки (например, $A$1:$A$20 ).

При использовании инструмента Проверка данных , предполагается, что в ячейку будут вводиться константы (123, товар1, 01.05.2010 и пр.), хотя никто не запрещает вводить и формулы. В этом случае проверяться все равно будет результат вычисления формулы. Вообще вводить формулы в ячейки с проверкой данных не советую – легко запутаться. В этом случае советую использовать .

В. Отображение комментария, если ячейка является текущей.

Используйте вкладку Сообщение для вывода , чтобы отображать комментарий.

В отличие от обычного примечания (Рецензирование/ Примечание/ Создать примечание ), которое пропадает после того, как курсор мыши уходит с ячейки (если не активна опция Показать все примечания ), этот комментарий отображается всегда, когда ячейка выделена.

С. Вывод подробного сообщения об ошибке.

После ввода ошибочного значения Проверка данных может отобразить подробное сообщение о том, что было сделано не так. Это некий аналог Msgbox() из VBA .

D. Создание связанных диапазонов (списков) Е. Использование в правилах ссылок на другие листы

В EXCEL 2007 в Проверке данных , как и в нельзя впрямую указать ссылку на диапазоны другого листа, например, так =Лист2!$A$1 . Позволяют обойти это ограничение использование .

Если в Проверке данных нужно сделать, например, ссылку на ячейку А1 другого листа, то нужно сначала определить для этой ячейки, а затем сослаться на это имя в правиле Проверке данных .

В Excel 2010, напротив, можно использовать правила проверки данных, ссылающиеся на значения на других листах. В Excel 2007 и Excel 97-2003 проверка данных этого типа не поддерживается и не отображается на листе. Однако все правила проверки данных остаются доступными в книге и применяются при повторном открытии книги в Excel 2010, если они не были изменены в Excel 2007 или Excel 97-2003.

F. Как срабатывает Проверка данных

Проверка данных явно срабатывает при вводе в ячейку значений с клавиатуры с последующим нажатием клавиши ENTER . В этом случае появляется окно с описанием ошибки.

Если значения вставляются через Буфер обмена (Вставить значения ) или с использованием сочетания клавиш CTRL + D (копирование значения из ячейки сверху) или копируются сверху вниз, то проверка в явном виде не осуществляется. Кроме того, при копировании значений можно вообще случайно удалить правила Проверки данных , например если в ячейке источнике не определена Проверка данных , а данные из нее вставляются через Буфер обмен а с использованием комбинации клавиш CTRL+V .

Поясним на примере. Предположим, к ячейке А1 применена Проверка данных с условием проверки Другой , где в поле формула введено =СТРОКА(A1)=1 , т.е. для всех ячеек из первой строки условие Проверки данных будет принимать значение ИСТИНА, для других строк - ЛОЖЬ вне зависимости от содержания ячейки.

Теперь выделим ячейку А2 и нажмем CTRL+D . Значение из А1 скопируется в А2 вместе с условием Проверки данных . Несмотря на то, что теперь условие Проверки данных будет принимать значение ЛОЖЬ, никакого предупреждающего сообщения выведено не будет. Чтобы убедиться, что данные в ячейках соответствуют условиям определенным в Проверке данных , нужно вызвать команду меню Обвести неверные данные (). Ячейки с неверными данными будут обведены красными овалами. Теперь опять выделим ячеку А2 и нажмем клавишу F2 (войдем в режим Правки), затем нажмем ENTER - появится окно с сообщением, что введенное значение неверно.

Есть еще один способ обхода проверки данных. Предположим, ввод в ячейку ограничен значениями от 1 до 3. Теперь в любую другую ячейку без Проверки данных введем значение 4. Выделим эту ячейку, в Строке формул выделим значение 4 и скопируем его в Буфер обмена . Теперь выделим ячейку с Проверкой данных и нажмем CTRL+V . Значение вставилось в ячейку! Кроме того, Проверка данных осталась нетронутой в отличие от случая, когда через Буфер обмена , например, вставляется значение из WORD. Чтобы убедиться, что данные в ячейке не соответствуют условиям определенным в Проверке данных , нужно вызвать команду меню Обвести неверные данные (Данные/ Работа с данными/ Проверка данных/ Обвести неверные данные ).

G. Поиск ячеек с Проверкой данных

Если на листе много ячеек с Проверкой данных , то можно использовать инструмент (Главная/ Найти и выделить/ Выделение группы ячеек ).

Опция Проверка данных этого инструмента позволяет выделить ячейки, для которых проводится проверка допустимости данных (заданная с помощью команды Данные/ Работа с данными/ Проверка данных ). При выборе переключателя Всех будут выделены все такие ячейки. При выборе опции Этих же выделяются только те ячейки, для которых установлены те же правила проверки данных, что и для активной ячейки.

Рассмотрим, как защитить отдельные ячейки в Excel . Есть несколько способов. Можно вставить в ячейку выпадающий список. Пользователь будет выбирать нужное слово из появившегося списка. Какими способами сделать раскрывающийся список, смотрите в статье "Выпадающий список в Excel" .
Второй способ, чтобы защитить ячейки Excel от ввода неверных данных - это функциия «Проверка данных». Это нужно для правильного заполнения анкеты, заявки, для работы с таблицей, где сотрудника постоянно отвлекают, др.
Сначала отмечаем ячейку или диапазон ячеек, куда нужно установить ограничения по вводу данных. Как выделить диапазон ячеек по его имени, смотрите в статье « Диапазон в Excel ».
Теперь заходим на закладку «Данные» в раздел "Работа с данными", нажимаем на кнопку «Проверка данных». Выйдет окно «Проверка вводимых значений». На вкладке " Параметры " в строке «Тип данных» будет стоять тип - «Любое значение».
Нам нужно здесь установить свое значение. Мы установили функцию «Целое число». Указали самое маленькое и самое большое числа, которые можно вводить.
Например, в анкете написано «возраст». Нужно указать полное количество лет, а пишут дату рождения.
Заполнили диалоговое окно так.
Нажимаем "ОК". Теперь проверяем, вводим разные цифры, а когда ввели цифру 1234 (это больше 100) и нажали «Enter», появилось такое окно предупреждения.

Нажимаем кнопку "Повторить" или "Отмена" и пишем правильную цифру.
На вкладке «Сообщение для ввода» диалогового окна «Проверка вводимых значений» можно написать объяснение, что конкретно нужно здесь написать. И, при наведении курсора на эту ячейку, будет появляться это сообщение. Например.В окне «Проверка вводимых значений» на третьей вкладе "Сообщение об ошибке" можно написать текст сообщения, которое будет показано, если цифра введена не верно.

Чтобы убрать из ячейки эту настройку, заходим в функцию «Проверка данных» и нажимаем кнопку «Очистить все», затем - «ОК».
Можно настроить ячейки таблицы, бланка для заполнения так., чтобы не могли написать только дату рабочего дня. подробнее о такой настройки ячеек, смотрите в статье "Проверка даты в Excel" .
Можно настроить таблицу так, чтобы нельзя было ввести одно название. слово, код, значение дважды. Об этом читайте "Запретить вводить повторяющиеся значения в Excel".
Для контроля за сроками реализации продуктов, за сроками оплаты счетов, за разницей в сумме, т.д., можно установить функцию "Условное форматирование". Например, если сумма в ячейке будет больше 6000 рублей, то ячейка окрасится цветом.
Смотрите, как установить эту функцию, в статье "